¿DESARROLLO PROPIO O VERSIÓN COMERCIAL DE ERP PARA LA GESTIÓN ESCOLAR?

Pros y contras de una decisión crítica para la escuela, la institución o las corporaciones educativas

A lo largo de estos 5 últimos años he observado distintos escenarios y casos diversos de implementación y uso en torno a la gestión escolar de instituciones educativas. Como es de esperar, en el momento que una institución educativa crece o quiere mejorar e incorporar criterios de calidad a sus procesos, se plantea la necesidad de usar un software de gestión administrativa y académica o ERP Educativo, ya que esto le asegura una organización importante en sus procesos y un aumento de su productividad.

Antes que nada, aclaremos qué es una ERP.  “El término ERP proviene de las siglas en inglés de Enterprise Resource Planning, que significa “Sistema de planificación de recursos empresariales”. Estos programas se hacen cargo de distintas operaciones internas de una empresa, desde producción a distribución o incluso recursos humanos.”[i]

Evidentemente la definición de un ERP empresarial se ajusta más o menos a lo que debería ser un ERP Educativo con algunas diferencias por el tipo de sector al que se atiende con el. Al final se trata de un programa de gestión de procesos educativos con el ingrediente especial de la comunicación con familias como supervisores y colaboradores del servicio que se presta. Dentro de estos procesos, por nombrar los más relevantes, se encuentran:

• Procesos de gestión de nuevos candidatos o prematriculas y de renovación de los ya matriculados
• Gestión de las fichas de los alumnos con todos sus datos personales, académicos, médicos, psicológicos, incidencias, calificaciones, familia, responsables, pagadores, etc.
• Gestión de las familias y su relación con los alumnos
• Personal de la institución, tanto docente como administrativo o no docente, con el manejo de sus datos personales, de contratación, actividad en el colegio, titulaciones, cursos, etc.
• Gestión de todo el proceso académico y de evaluación de los alumnos a lo largo de su vida escolar, con soporte para los distintos modelos pedagógicos y de gestión como IB o similares y la gestión del aula.
• Gestión de los recursos y capacidades de la infraestructura
• Gestión de los cargos por el servicio escolar como matrículas, derechos de ingreso, pensiones, certificados, etc. y toda su múltiple variedad de descuentos y condiciones de pago, con sus reportes y en este momento actual facturación electrónica
• Gestión de la deuda antigua y la morosidad
• Manejo de actividades extraescolares y servicios aportados por la institución como el comedor y transporte
• Gestión de la comunicación con familias mediante comunicados, incidencias, calificaciones y libretas de notas, tutorías con padres, galerías de fotos, encuestas, etc. y el uso de App que permitan que la comunicación sea ágil y moderna.
• Integración con otros sistemas del entorno escolar y administrativo como pueden ser:

1. Entornos de aprendizaje
2. Horarios académicos
3. Plataformas de seguimiento de planificación curricular
4. Bibliotecas
5. Servicios de evaluación y apoyo
6.  Contabilidad
7. Calidad
8. Conexión con sistemas públicos de información del gobierno
9. Etc.

Al final se trata de una larga lista que es clave en lo que llamamos Gestión Escolar.

Volvamos al tema principal que quiero comentarles desde mi experiencia profesional como director de desarrollo producto de un sistema de gestión educativa y comercializador de otro en la actualidad: los pros y contras que la decisión de desarrollar un sistema de este tipo tiene. Dediquemos un momento a analizar este asunto motivo de la controversia:

PROS del desarrollo “in house”

Evaluando los pros de este asunto es evidente que el desarrollo “in house” nos aporta un valor fundamental que es que nuestra visión se verá reflejada y si se quiere el ajuste a los procesos tal y como los piensa el personal actual de la institución. Es un guante hecho a medida en el que su calidad y capacidad de cubrir procesos estará en relación directa con la capacidad técnica del equipo que lo desarrolle, la capacidad financiera y el tiempo necesario para llevarlo a cabo. La clave de que esta apuesta funcione es la disponibilidad de equipo, tiempo y dinero adecuados. Algunos de los beneficios que podemos destacar son:

• Adecuación a la realidad concreta de la institución educativa: esto permite que dispongamos de una solución muy concreta y específica de lo que queremos resolver.
• Velocidad y priorización personalizada de las necesidades: al contar con el equipo de desarrollo propio siempre se pueden acometer las necesidades y cambiar las prioridades de desarrollo para ajustarse con mayor velocidad a cambios que se necesitan en el producto o proyecto.
• Ajuste a los procesos concretos definidos por la organización: La organización ya tiene un estilo de trabajo y este se respeta más con lo desarrollos “in-house” ya que estos se diseñan con base en esos mismos procesos.
•  La sensación de control: Es claro que la sensación de control que tenemos del producto y servicio siempre será mayor al tener el equipo de desarrollo a la mano.

CONTRAS del desarrollo “in house”

Es claro que el desarrollo “in house” aporta ese valor del desarrollo a medida, pero ¿Qué factores están en contra o qué se pierde? Veamos distintos aspectos a considerar:

• Dificultades para la Innovación: una de las características de los ERP es su constante innovación y adaptación a las nuevas tendencias educativas, esto es claro ya que al trabajar con múltiples instituciones educativas estas impulsan nuevos desarrollos y gestión de nuevos procesos que repercuten en toda la red que usa ese ERP, es lo que llamamos incorporar mejores prácticas del sector. Por otra parte, las empresas que desarrollan estos productos invierten en I+D para diferenciarse de la competencia y ofrecer productos cada día más capaces y adaptados a las nuevas visiones empresariales y educativas. Así innovar en un desarrollo propio, es una tarea aislada que dependerá de la visión de las personas con las que contemos en la institución y su capacidad de cambio y riego para proponer nuevas apuestas. Otra parte importante a considerar es que requiere de tiempo y dinero.
• Costos ocultos: una de las variables importante en todo proyecto son los costos de desarrollo. En este caso los proyectos se empiezan con una estimación de tiempo, costos y equipo que mayoritariamente no se cumplen o suelen ser estimaciones muy optimistas. Adicionalmente no se tienen en cuentas costos como infraestructuras necesarias para escalar y dimensionar el sistema, mantenimiento y soporte necesario a los usuarios, implementación de nuevas tecnologías como aplicaciones de celulares, interconexiones con otros productos, etc. Por otro lado, las necesidades detectadas no tienen que ver muchas veces con los desarrollos planteados por lo que en ocasiones hay que rehacer partes del software lo cual tambien incrementa costos, la relación entre usuarios y técnicos ha sido siempre compleja. El alcance y necesidades normalmente no se hace y este se ve alterado constantemente, lo cual implica mayores tiempos de desarrollo, equipo y costos. Todos estos factores dan como resultado la necesidad de gestionar el proyecto por su dimensión creciente, dado que lo que inicia siendo una persona, termina siendo normalmente un equipo que requiere seguimiento, supervisión, dirección, etc.
• Dirección y visión de negocio: Uno de los problemas que normalmente no se atienden en este tipo de proyectos es el del negocio, la visión que se requiere para el mismo y la capacidad de dirección de este tipo de proyectos. Esto quiere decir que los directivos de un colegio piensan y tienen una visión de gestión de la vida y desarrollo de una unidad educativa, pero no la visión y capacidad de gestión de un negocio de desarrollo de software. Aquel dicho de “zapatero a tus zapatos” toma fuerza ya que en muchas ocasiones no se entienden las necesidades del equipo de desarrollo, sus problemas, tiempos necesarios, etc. lo cual lleva en muchos casos a una tensión importante y dificultades para que el proyecto avance. Esta realidad que parece trivial hace que muchos proyectos de este tipo terminen en el cajón y son abandonados.
•  Impacto tecnológico: Otra de las claves de nuestro tiempo es la velocidad con la que cambian las cosas en tecnología. Prácticamente cada 5 años nos vemos en la necesidad de hacer cambios importantes en los softwares, bien por cambios en las infraestructuras de servicios de software o por los cambios en sistemas operativos, dispositivos, etc. Esta variable de cambio se hace cada vez más dinámica requiriendo mucho esfuerzo para estar al día y en ocasiones obliga a volver a desarrollar nuevamente el producto o partes de este.
• Los equipos de desarrollo: Ya hemos comentado que normalmente estos equipos terminan creciendo y formando un departamento con dirección y varios miembros para sostener toda la tecnología que se requiere. Pero hay otro elemento que plantea un problema importante a las organizaciones y es la volatilidad del personal que trabaja en tecnología. Muchos proyectos empiezan con una o dos personas que lideran un desarrollo, pero que debido a la fuerte demanda del mercado pronto se retiran del proyecto siguiendo mejores oportunidades. Esto causa normalmente retrasos y problemas, sobre todo si el líder del proyecto se retira y se lleva consigo el conocimiento del proyecto. Buscar nuevos recursos que aseguren un desarrollo correcto y serio puede convertirse en un problema y se van sucediendo uno tras otro, distintas personas que van complejizando el producto y haciendo que este tenga cada vez más problemas y cueste más su mantenimiento.

CONCLUSIÓN

Es evidente que hay una natural proclividad y una fuerte tentación en apostar por el desarrollo de un producto propio y que incluso a primera vista nos parece más realista, posible y económico. Pero un análisis de las ventajas y los riesgos antes planteados, está llevando a una realidad evidente: cada vez son más las instituciones educativas que optan por un producto estándar, incluso aquellas que en su día desarrollaron un producto propio quizás por la ausencia de oferta adecuada. Es cierto que no todo es bondad en los productos estándar y que la calidad del servicio y oferta de funcionalidad es muy variada, pero si el producto es el adecuado y la empresa que lo promueve se dedica de manera central a lograr su constante evolución y el número de instituciones que gestiona es importante, es muy probable que el servicio tenga la calidad esperada y el producto la funcionalidad que necesitamos y mejore de manera progresiva cada día. El otro camino ha probado ser un sendero de riesgo, que una vez empezado a andar cuesta mucho tomar la decisión de parar a pesar de que pueda significar grandes perdidas para la institución. Finalmente, la decisión responsable depende de usted, solo valore correctamente todos los ángulos.

[i] https://www.ticportal.es/temas/enterprise-resource-planning/que-es-sistema-erp Tic Portal 09-01-2019