A lo largo de estos 5 últimos años he observado distintos escenarios y casos diversos de implementación y uso en torno a la gestión escolar de instituciones educativas. Como es de esperar, en el momento que una institución educativa crece o quiere mejorar e incorporar criterios de calidad a sus procesos, se plantea la necesidad de usar un software de gestión administrativa y académica o ERP Educativo, ya que esto le asegura una organización importante en sus procesos y un aumento de su productividad.
Antes que nada, aclaremos qué es una ERP. “El término ERP proviene de las siglas en inglés de Enterprise Resource Planning, que significa “Sistema de planificación de recursos empresariales”. Estos programas se hacen cargo de distintas operaciones internas de una empresa, desde producción a distribución o incluso recursos humanos.”[i]
Evidentemente la definición de un ERP empresarial se ajusta más o menos a lo que debería ser un ERP Educativo con algunas diferencias por el tipo de sector al que se atiende con el. Al final se trata de un programa de gestión de procesos educativos con el ingrediente especial de la comunicación con familias como supervisores y colaboradores del servicio que se presta. Dentro de estos procesos, por nombrar los más relevantes, se encuentran:
- Procesos de gestión de nuevos candidatos o prematriculas y de renovación de los ya matriculados
- Gestión de las fichas de los alumnos con todos sus datos personales, académicos, médicos, psicológicos, incidencias, calificaciones, familia, responsables, pagadores, etc.
- Gestión de las familias y su relación con los alumnos
- Personal de la institución, tanto docente como administrativo o no docente, con el manejo de sus datos personales, de contratación, actividad en el colegio, titulaciones, cursos, etc.
- Gestión de todo el proceso académico y de evaluación de los alumnos a lo largo de su vida escolar, con soporte para los distintos modelos pedagógicos y de gestión como IB o similares y la gestión del aula.
- Gestión de los recursos y capacidades de la infraestructura
- Gestión de los cargos por el servicio escolar como matrículas, derechos de ingreso, pensiones, certificados, etc. y toda su múltiple variedad de descuentos y condiciones de pago, con sus reportes y en este momento actual facturación electrónica
- Gestión de la deuda antigua y la morosidad
- Manejo de actividades extraescolares y servicios aportados por la institución como el comedor y transporte
- Gestión de la comunicación con familias mediante comunicados, incidencias, calificaciones y libretas de notas, tutorías con padres, galerías de fotos, encuestas, etc. y el uso de App que permitan que la comunicación sea ágil y moderna.
- Integración con otros sistemas del entorno escolar y administrativo como pueden ser:
- Entornos de aprendizaje.
- Horarios académicos.
- Plataformas de seguimiento de planificación curricular.
- Bibliotecas.
- Servicios de evaluación y apoyo.
- Contabilidad
- Calidad.
- Conexión con sistemas públicos de información del gobierno.
- Etc.
Al final se trata de una larga lista que es clave en lo que llamamos Gestión Escolar.
